1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta política es Marketing Services de Colombia S.A.S. (en adelante, «MKS»), identificada con NIT 830.122.431-6.
- Domicilio: Calle 118 # 16-61, Oficina 702, Bogotá D.C., Colombia
- Correo para consultas y reclamos: contacto@mkscolombia.com
- Teléfono: +57 601 629 3452
- Sitio web: www.mkscolombia.com
2. Marco legal y alcance
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
Aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que MKS trate, por medios físicos o digitales, incluidos los que se recogen a través del sitio www.mkscolombia.com y sus formularios.
Esta versión reemplaza la Política de Tratamiento vigente desde el 9 de diciembre de 2013.
3. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: comunicación con la que se informa al titular que existe esta política, cómo consultarla y para qué se usarán sus datos.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible (por ejemplo, el estado civil o la profesión).
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, los biométricos o los que revelan el origen racial o étnico.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Principios
MKS aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, solo pide los datos necesarios para cada finalidad y no los usa para fines distintos de los informados al titular.
5. Bases de datos y finalidades
MKS trata datos personales en las siguientes bases de datos, con estas finalidades:
| Base de datos | Datos que se recogen | Finalidades |
|---|---|---|
| Clientes | Nombre, cargo, empresa, correo, teléfono. | Ejecutar y facturar los servicios contratados; gestión contable, fiscal y administrativa; enviar información comercial sobre los servicios de MKS. |
| Proveedores | Nombre o razón social, documento o NIT, datos de contacto y bancarios. | Seleccionar y contratar proveedores; pagos; gestión contable, fiscal y administrativa. |
| Empleados | Datos de identificación, contacto, seguridad social, nómina e historia laboral. | Gestión de recursos humanos y nómina; seguridad y salud en el trabajo; control de acceso a instalaciones y a los sistemas internos de MKS. |
| Personal para eventos y activaciones (Registro de Personal) | Identificación, contacto, ubicación, nivel educativo, experiencia, idiomas, medidas y tallas, redes sociales, seguridad social y fotografías. | Conformar un catálogo de personal; evaluar perfiles; convocar y seleccionar personal para eventos y activaciones de marca; contactar al titular; gestionar la logística (dotación, uniformes, transporte) y la afiliación a seguridad social cuando se le contrate. |
| Contactos del sitio web | Nombre, correo, teléfono, empresa y el mensaje o recurso solicitado. | Responder solicitudes de información y cotizaciones; enviar los recursos descargables solicitados; enviar información comercial cuando el titular lo autorice. |
Las bases «Modelos» y «Eventos» de la política de 2013 quedan comprendidas en la base de «Personal para eventos y activaciones».
Por confirmar con MKS: si los perfiles del Registro de Personal (incluidas las fotografías) se comparten con las marcas clientes para que elijan al personal de una campaña. Si es así, debe decirse aquí y en la autorización de datos sensibles, porque es una transferencia o transmisión a un tercero.
6. Datos sensibles
En el Registro de Personal, MKS puede pedir datos sensibles: las fotografías del titular (rostro y cuerpo) y la afiliación al sistema de salud (EPS). Estos datos solo se tratan con la autorización expresa del titular, para las finalidades descritas en la Autorización para el tratamiento de datos sensibles.
De acuerdo con el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a responder las preguntas sobre ellos.
MKS aplica medidas reforzadas sobre estos datos: acceso limitado al personal autorizado, almacenamiento en una biblioteca de documentos de acceso restringido y enlaces de consulta temporales.
7. Datos de niñas, niños y adolescentes
MKS no recoge a través de su sitio web datos de menores de 18 años. El Registro de Personal exige que el titular declare ser mayor de edad y valida la fecha de nacimiento. Si MKS llega a conocer que recogió datos de un menor sin la autorización de su representante, los eliminará.
8. Derechos del titular
Como titular de datos personales, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a MKS.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exige.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante MKS.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro, acreditando su calidad.
9. Autorización
MKS pide la autorización del titular a más tardar al momento de recoger sus datos, por medios que permitan conservar prueba de ella. En los formularios del sitio web, la autorización se da marcando la casilla correspondiente; MKS guarda la versión del texto aceptado, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador desde el que se aceptó.
No se requiere autorización para los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.
10. Consultas
Para consultar tus datos, escribe a contacto@mkscolombia.com con el asunto «Consulta de datos personales», indicando tu nombre completo, tu número de documento y lo que quieres consultar. MKS podrá pedirte que acredites tu identidad antes de responder.
La consulta se atenderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se te informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles más.
Puedes consultar tus datos de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
11. Reclamos: corrección, actualización, supresión y revocación
Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, que quieres revocar la autorización, o que hubo un incumplimiento de la ley, escribe a contacto@mkscolombia.com con el asunto «Reclamo de datos personales», incluyendo:
- Nombre completo y número de documento del titular (y, si aplica, de su representante, con el documento que lo acredita).
- Descripción de los hechos y de lo que solicitas.
- Dirección o correo para recibir la respuesta.
- Los documentos que quieras hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo completes. Si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe.
Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y la mantendremos hasta que se decida.
El reclamo se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, se te informará el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles más.
La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.
12. Área responsable de la atención
La atención de consultas y reclamos está a cargo de [área o cargo por definir, por ejemplo: Gerencia Administrativa] de MKS, a través del correo contacto@mkscolombia.com.
13. Encargados y transmisión internacional
Para operar su sitio web y sus sistemas, MKS se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento y que solo pueden usar los datos para prestarle el servicio:
- Alojamiento del sitio web y de su base de datos, en un proveedor de hosting en Colombia.
- Microsoft (Microsoft 365 y SharePoint), donde se guardan los documentos y las fotografías del Registro de Personal. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.
- Google (Google Analytics), para estadísticas anónimas del uso del sitio, solo si el visitante acepta las cookies de análisis.
Cuando los datos se alojan fuera de Colombia, MKS verifica que el proveedor ofrezca niveles adecuados de protección o que exista un contrato de transmisión en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Al aceptar esta política, el titular conoce esta transmisión.
14. Seguridad de la información
MKS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos. Entre ellas: acceso a los sistemas internos solo con cuentas corporativas y permisos por rol, comunicaciones cifradas (HTTPS), limitación de intentos en los formularios, acceso restringido a los datos sensibles y copias de respaldo.
15. Datos de navegación y cookies
Al navegar por el sitio se registran datos técnicos como la dirección IP, el navegador, las páginas visitadas y la hora. Se usan para el funcionamiento y la seguridad del sitio y, de forma agregada, para estadísticas.
Qué cookies y almacenamiento usamos
- Necesarias: recuerdan tu elección sobre las cookies y, en el panel interno de MKS, mantienen la sesión del personal autorizado. No requieren consentimiento.
- De análisis (Google Analytics): miden de forma estadística cómo se usa el sitio. Están desactivadas hasta que pulses «Aceptar» en el aviso de cookies.
Puedes cambiar tu decisión borrando las cookies de este sitio en tu navegador; el aviso volverá a aparecer. También puedes configurar tu navegador para bloquearlas.
16. Vigencia y cambios
Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras el titular no pida su supresión y durante los plazos que exijan las normas contables, laborales o fiscales. En el caso del Registro de Personal, los perfiles se conservarán [plazo por definir, por ejemplo: mientras el titular no pida su supresión, revisando cada dos (2) años que siga activo].
Esta política rige desde [fecha por definir]. Cualquier cambio sustancial se publicará en www.mkscolombia.com y, cuando cambien las finalidades, se pedirá una nueva autorización.